Mails sorteren, offertes opvolgen, werkbonnen uittypen, cijfers bij elkaar zoeken in een Excel met twintig tabbladen. Dat terugkerende werk kan grotendeels automatisch, met AI waar het helpt. Jij en je team houden die tijd over voor klanten en vakwerk.
Hij kent jullie mails, agenda, projecten en cijfers. Je vraagt iets zoals je het aan een collega zou vragen, en hij zoekt het op, vat het samen of zet het klaar.
Hij werkt vanuit één plek met jullie afspraken, prijzen en werkwijzen. Wie nieuw begint, kan hem meteen alles vragen.
Drie vragen van klanten, waarvan één dringend: Klant B wil de levering naar donderdag verzetten. Twee facturen wachten op je goedkeuring.
Dinsdag om 10 uur of woensdag om 14 uur zijn vrij. Zal ik een uitnodiging klaarzetten?
| Klant | 2025 | 2026 | Verschil |
|---|---|---|---|
| Klant A | € 18.400 | € 9.150 | −50% |
| Klant B | € 31.200 | € 22.700 | −27% |
| Klant C | € 7.900 | € 6.100 | −23% |
Samen € 19.550 minder. Klant A bestelt sinds mei niet meer. Zal ik hun laatste contactpersoon opzoeken?
Alle mails op info@ worden gelezen, gelabeld en naar de juiste persoon gestuurd. Wat dringend is, valt meteen op.
Voor eenvoudige vragen staat er al een antwoord klaar. Dat lees jij nog na voor het vertrekt.
5 mails gesorteerd. 2 antwoorden staan klaar om na te lezen.
Een technieker spreekt na zijn interventie een bericht in, gewoon vanuit de bestelwagen. Daar komt een werkbon met factuurregels uit.
Wat moet opgevolgd worden, komt bij de juiste collega terecht. Niemand moet nog 's avonds rapporten typen.
"Ketel nagekeken bij familie Janssens in Mortsel. Drukventiel vervangen, systeem bijgevuld en ontlucht. Anderhalf uur gewerkt. Ze vragen ook een offerte voor een nieuwe thermostaat."
| Arbeid, 1,5 uur | € 82,50 |
| Drukventiel 3 bar | € 24,90 |
| Verplaatsing | € 35,00 |
| Totaal excl. btw | € 142,40 |
Offerte voor een nieuwe thermostaat toegevoegd aan de taken van Sarah.
Elke maandagochtend één mail met wat de zaakvoerder moet weten, samengebracht uit de boekhouding, de offertes en de planning.
Geen vijf programma's openen om te zien hoe het ervoor staat.
3 facturen zijn vervallen, samen € 4.115. De oudste staat al 34 dagen open.
Badkamer Claes (€ 12.800) en het onderhoudscontract van VME Residentie Zuid (€ 3.400) wachten al meer dan 10 dagen.
23 interventies gepland. Kevin heeft dinsdag drie adressen, Ruben is woensdag nog vrij.
Zal ik de herinneringen voor de vervallen facturen klaarzetten?
Voorbeelden met een verzonnen bedrijf en verzonnen gegevens.
We beginnen bij hoe jullie nu werken. De oplossing is niet altijd AI, maar AI helpt wel om er sneller te geraken. Van het eerste idee tot iets dat jullie elke dag gebruiken.
Je krijgt zicht op waar de uren naartoe gaan, waar automatisatie of AI iets oplevert, en met welke tools. Een concreet plan met prioriteiten, geen rapport voor in de lade.
Bijvoorbeeld: een AI-scan van een halve dag, met drie voorstellen en wat ze opleveren.
Jullie team krijgt een AI-assistent die met jullie eigen software werkt, en leert er met eigen werk mee omgaan. Zo blijft het niet bij een abonnement dat niemand gebruikt.
Bijvoorbeeld: Claude voor het hele team, gekoppeld aan jullie mailbox en documenten, met een korte opleiding erbij.
Werk dat elke week terugkomt, tools die niet met elkaar praten, cijfers die je niet snel vindt. Dat wordt een automatisatie, een kleine applicatie op maat, of een eigen AI-collega die met je mail, agenda, projecttool en cijfers werkt.
Bijvoorbeeld: een assistent die elke ochtend je mails samenvat en de afspraken van de dag klaarzet.
AI verandert elke maand. Dat hoef je niet zelf te volgen: je hoort wat relevant is voor jullie bedrijf, en het team heeft een vast aanspreekpunt voor vragen.
Bijvoorbeeld: een maandelijks overleg van een uur, en bijsturen wat al draait.
Overdag zorg ik er bij een Belgisch databureau voor dat collega's minder tijd verliezen aan terugkerend werk. Wat dat daar opleverde:
Creatieve en marketingcollega's leerden werken met Claude, vanuit een gedeelde kennisbank met de afspraken en werkwijzen per klant. Elke twee weken delen we wat nieuw werkt.
Wie nieuw op een klant begint, vindt alles op één plek.
Claude is gekoppeld aan de projectmanagementtool, de gedeelde documenten, Slack en de analytics-accounts. Wie wil weten wat er openstaat voor een klant of hoe een campagne loopt, vraagt het gewoon.
Geen vijf tools meer doorzoeken voor één antwoord aan een klant.
Advertenties gaan vanuit één spreadsheet naar Meta, TikTok, Snapchat en Pinterest, in plaats van met de hand, platform per platform. Er gingen al meer dan 2.000 advertenties mee live.
Drie keer sneller, en met minder fouten.
Een AI-assistent leest de nieuwsbrieven en bronnen over AI, filtert de ruis eruit en zet elke week in één mail wat ertoe doet.
Het hele team blijft mee, zonder zelf alles te lezen.
De eerste vraag is terecht: wat gebeurt er met onze gegevens? Dit zijn de afspraken die altijd gelden.
Faber Huyse, uit Antwerpen. Overdag zorg ik er bij een Belgisch databureau voor dat collega's en klanten minder tijd verliezen aan terugkerend werk, met automatisatie en AI. Van de eerste stappen met ChatGPT tot tools die elke dag draaien.
Met CollegAI breng ik dezelfde aanpak naar zelfstandigen en kmo's die er nood aan hebben, maar de tijd er niet voor vinden. Je werkt rechtstreeks met mij, van het eerste gesprek tot de opvolging.
De naam zegt het: ik ben je collega voor alles rond AI, en ik bouw je een AI-collega.
Een eerste gesprek is gratis. Ik kom ook graag langs als je in de buurt van Antwerpen zit.